E-mailide arhiveerimine

E-mailide arhiveerimise süsteem defineerib need e-mailid, mida on vaja arhiveerida, liigutab need seejärel kõige ökonoomsemale ja tõhusamale andmesalvestuse meediale ja kustutab automaatselt need kirjad, mida enam vaja ei ole.

Poliitikate-põhine e-mailide arhiveerimise tarkvara võimaldab IT-juhtidel hallata suuri e-mailiarhiive vabastades samal ajal tööserverite pinda ja kiirendades varukoopiate tegemise aega. Need rakendused sisaldavad tavaliselt:

• indekseerimine ja otsingu võimalused
• ligipääsu logid, mis jätavad "virtuaalse jälje" e-maili eemaldamise või kustutamise korral
• elutsükli haldamise komponent e-mailide klassifitseerimiseks
  

Organisatsiooni andmete klassifitseerimiseks tuleb viia läbi analüüs, mille käigus määratakse arhiivis kaitstavate andmete tüüp ning kasutatavad säilitamise reeglid.

Miks e-maile arhiveerida?

Analüüsid näitavad, et 80% peamise andmemassiivi andmetest kasutatakse harva.

Varem lootsid ettevõtted sageli selle peale, et lõpp-kasutajad koostasid oma enda isiklikud e-mailide arhiivid. IT-osakond küll kopeeris e-mailid, aga neid ei olnud hiljem võimalik otsida. Kui tekkis vajadus otsida konkreetset e-maili, kulus selle leidmiseks tihti nädalaid. Tänapäeva nõuete järgi langeb paljudele IT-osakondadele kohustus hallata kogu ettevõtte e-mailide arhiveerimist tervikuna nii, et konkreetse e-maili leidmiseks kulub mõni minut, mitte nädalaid.

Me näeme e-mailide arhiveerimise rakendamiseks mitmeid põhjuseid:

• Säilitada suurt hulka andmeid, millele ei ole vaja sagedast ligipääsu
• Kindlustada vajalike andmete säilitamist vastavalt asutuste sisestele ja/või välistele nõuetele.
• Kulude kokkuhoid. Arhiveerimise andmesalvestus põhineb madalamate kuludega andmemassiividel.
• Kasutades andmesalvestuseks CAS süsteemi (Content Addressable Storage) rakendatakse arhiivid korrektselt, välistades varukoopiad. Selle aluseks on arhiveeritud objekti koopiate arv ja CAS klastri töömasinate jaotus.

Sõltuvalt rakendustest on e-mailide arhiveerimiseks olemas erineva fuktsionaalsusega tarkvarad. Kõige enam levinumad on:

• Postkasti arhiveerimine. Seda funktsiooni kasutatakse nii avalike kui isiklike mailboxide suuruse vähendamiseks. See on esimene e-mailide arhiveerimise lahenduse rakendamise põhjus. See vähendab varukoopia tegemise aega ja suure probleemi korral ka taastamise aega. Teksti saab indekseerida ja muuta edaspidise otsingu ja taastamise jaoks kättesaadavaks.
• Katalogiseerimine Seda funktsiooni kasutatakse asutuse siseste ja väliste nõuetega vastavusse viimiseks. Kõik sissetulevad ja väljuvad e-mailid kopeeritakse Exchange Journaling mailboxi. E-maili arhiveerimise tarkvara loeb seda mailboxi ja salvestab e-mailid varem määratletud reeglite järgi vastavale andmesalvestusmeediale. Teksti element tõlgitakse puhtaks tekstiks, indekseeritakse ja tehakse otsingu ja taastamise jaoks kättesaadavaks.
• .PST migratsioon. PST failide arv ja suurus organisatsioonis võib ületada mõistliku Exchange andmebaasi suuruse. Kesksete failiserverite puhul tehakse nendest failidest regulaarselt varukoopia. Tööjaamadest ei tehta ilmselt üldse varukoopiaid. Mõlemal juhul võib failides sisalduv informatsioon olla missioonikriitiline, aga kättesaadamatu. Ümber tõstetud, tõlgitud ja indekseeritud kujul eemaldatakse informatsioon eelnevast asukohast ja tehakse otsingu ja taastamise jaoks kättesaadavaks.

Proact

Arhiveerimine on Proacti jaoks prioriteetne valdkond ning e-mailide arhiveerimine on ilmselt kõige lihtsam ja kuluefektiivsem algus arhiivi rakendamiseks.